Vivir reunido es una realidad para muchos profesionales y directivos. Se suele decir (no sin razón) que cuando en una empresa con problemas no se sabe qué hacer, se opta por convocar una reunión; lo cual, en principio, puede ser razonable, pero siempre que se sigan ciertas pautas que no conviertan el encuentro en una pérdida de tiempo y de dinero.
Por definición, toda reunión debe estar dirigida a concretar, repartir o dar cuenta de acciones y debe durar el tiempo imprescindible para alcanzar dicho objetivo. Concretemos este concepto de reunión en las siguientes 15 claves:
1) Antes de convocar una reunión, plantéate su objetivo, necesidad, duración y, en coherencia, coste de oportunidad de elegir otro medio de comunicación más eficiente.
2) Ninguna reunión sin convocatoria previa, orden del día y preparación del mismo por todos los participantes. De no darse estos requisitos cualquier reunión será una pérdida de tiempo y dinero.
3) Participantes: Deben participar en la reunión los directamente implicados en los asuntos a tratar y que posean el conocimiento y tengan la capacidad para la adopción de acuerdos personales y departamentales. Una reunión no es efectiva cuando no se pueden tomar decisiones.
4) Facilita la asistencia de los participantes: respeta su tiempo y su agenda indicando en la convocatoria detalles como el tiempo estimado de la reunión o, si se desarrolla en ubicación que le pueda resultar desconocida, las coordenadas del lugar y parking más próximo. No olvides pedir confirmación de asistencia: en ocasiones, la imposibilidad de asistir de algún invitado esencial para la adopción de acuerdos, puede aconsejar la cancelación o aplazamiento de la reunión.
5) Medios: Asegúrate de la disponibilidad de los medios materiales y técnicos que se vayan a utilizar: un portátil cargado con la presentación que se vaya a hacer y un proyector de repuesto nunca están de más para evitar inoportunos accidentes que den al traste con reuniones de importancia. Procura que un técnico informático o, en su caso, de sonido, estén localizables.
6) Inicia la reunión resumiendo brevemente el objeto de la misma, proponiendo las reglas de intervención y otorgando el turno de palabra. Aunque todos los participantes conozcan el orden del día, es una forma de centrar tema y ánimos.
7) Es tu responsabilidad hacer avanzar la reunión para que concluya en el tiempo previsto habiendo alcanzado los frutos deseados. Cada cierto tiempo y siempre que alguna intervención se haya desviado del guión, resume lo tratado y los avances obtenidos hasta ese momento.
8) Controla el ambiente de la reunión: el éxito o fracaso de la misma depende de la actitud de los participantes. El director de la reunión deberá propiciar la motivación, la participación y una actitud proactiva mediante una constante actitud positiva e integradora de todos los asistentes, evitando, de forma educada aunque contundente, conversaciones paralelas, actitudes de desgana, faltas de respeto y, en general, cualquier comportamiento negativo para el objetivo de la reunión. No olvides que un toque de humor oportuno puede hacer milagros.
9) Domina el tiempo de las intervenciones: establece un turno de palabra que harás respetar y procura que todos los participantes se manifiesten. Evita los monopolios de palabra, las intervenciones repetitivas y propicia la participación de los menos proclives a intervenir.
10) No pierdas nunca de vista el objetivo de la reunión: especialmente cuando haya derivaciones que se alejen del mismo.
11) Tampoco pierdas el propósito que tengas si pretendes conseguir con la reunión determinados resultados. Sobreactuar, “ir de farol”, puede ser una técnica adecuada y efectiva para ello.
12) Mantente seguro y relajado: tu tono de voz y tu lenguaje corporal te delatan mucho más que tus palabras. Y no olvides que eres esclavo de tus palabras y dueño de tus silencios, aunque hay silencios que lo dicen todo.
13) Deja de escucharte a ti mismo (no te hace falta); mejor escucha. Como sabes lo que piensas, si escuchas lo que piensan los demás, dispondrás de toda la información necesaria.
14) Corta las interrupciones y los robos de palabra: cállate de forma abrupta y mira directamente al que interrumpe o monta su palabra sobre la tuya: no falla para dejarle en evidencia y quede callado.
15) De toda reunión debe quedar constancia de su convocatoria, desarrollo y breve resumen de sus conclusiones. Es un requisito indispensable para la seriedad de las intervenciones y la notoriedad de los compromisos asumidos o asignados a los asistentes y, en suma, de las decisiones adoptadas.
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