Los lenguajes de comunicación

Decía Aristóteles que “el hombre es un animal social”. Para convivir en sociedad, el ser humano necesita comunicarse. A través de esa comunicación se transmiten necesidades, emociones, pensamientos e ideas.

Por comunicación entendemos el intercambio entre dos o más personas de mensajes con un contenido comprensible por el o los interlocutores.

Hay multitud de medios para comunicarse, llamados también lenguajes: el corporal (utilizado desde que nacemos), el de signos o señas, el verbal y el escrito.

Habitualmente, en nuestra comunicación se mezclan varios de estos lenguajes; así, en una conversación están presentes el corporal (que transmite la mayor parte del mensaje) y el verbal, que sólo permite la comunicación cuando emisor y receptor comprenden y se expresan en el mismo idioma.

En la comunicación con lenguaje escrito, todo el mensaje se transmite visualmente en forma de palabras plasmadas en diversos soportes (papel, monitor de pc, etcétera). Al igual que el idioma en la comunicación oral, la comunicación a través de la palabra escrita está sujeta a unas reglas que la hacen comprensible para todo lector: es lo que llamamos ortografía y gramática.

De la riqueza del vocabulario y de la habilidad en la composición de las frases o sintaxis, dependerá la calidad del mensaje transmitido.

De la adecuación del vocabulario utilizado al destinatario del mensaje y al fin perseguido, dependerá la efectividad de la comunicación. No es lo mismo un mensaje publicitario (dirigido al público en general y con la finalidad de incitar a la acción de consumo), que un documento científico (con léxico técnico y dirigido a un colectivo profesional).

Cuando la expresión escrita se utiliza con maestría y estilo, la simple comunicación se transforma en literatura.

Sí, todos los anteriores son conceptos básicos de la comunicación, pero, por básicos, frecuentemente olvidados. Recordémoslos cuando hagamos nuestras presentaciones orales o escritas y en nuestras conversaciones cotidianas: nuestros empleados, clientes, accionistas y proveedores lo agradecerán.

Lecciones que la crisis nos deja para emprender en 2015

2014 concluye con unas cifras similares a 2013 en lo que se refiere a la creación de empresas (93.000 ), lejos de las 150.000 de 2007, pero ligeramente mejor que las 85.000 de 2012. Además, el cierre de empresas se ralentiza, siendo un 35% menor que el año pasado. Todo ello, unido a una leve recuperación en la creación de empleo, llama a un cierto optimismo de cara a 2015.

Aunque se augura como un año complicado (difícil financiación, escaso consumo, etc.), si parece claro que las empresas que triunfen serán las que hayan aprendido las lecciones de la crisis: estructuras delgadas, autofinanciación, uso intensivo de internet y redes sociales y apoyo en sinérgias con otras empresas complementsrias que permitan competir con las grandes corporaciones. Y, por supuesto, esa idea que aporte valor y por la que el potencial cliente esté dispuesto a pagar.

Son tiempos difíciles, esos ideales para ver oportunidades y lanzarse a disfrutarlas. ¿Sientes el gusanillo? Pues ¡suerte y al toro!

Feliz 2015 emprendedores..., es vuestro año. Es nuestro año.

¿La obligatoriedad de factura electrónica?

Está circulando por la red una publicidad bastante engañosa sobre una acción formativa de 100 horas que dice lo siguiente:

La factura electrónica es ya una realidad en España. 

Todas las empresas deberán presentar sus facturas electrónicas obligatoriamente a partir del 15 de Enero de 2015 a través de FACe, el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. (sic)

Al verlo, y en un tema tan “delicado”, es normal que se despierte la inquietud – preocupación en el empresario – profesional – emprendedor.

Es sabido que el empresario – profesional tiene la obligación de expedir y entregar factura por las operaciones que reralice en el ejercicio de su actividad empresarial o profesional. Así lo establece el Real Decreto 1619/2012.

Esta factura puede entregarse en papel o en formato electrónico: es la llamada factura electrónica o e-factura, que siempre requiere el consentimiento expreso o tácito del cliente - destinatario. Ésta tiene la única especialidad (respecto de la tradicional en papel) de ser enviada y recibida electrónicamente. El medio más habitual de e – factura es el pdf que se remite al cliente por email, perfectamente válida siempre que los controles de gestión usuales de la actividad permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca una conexión entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios, o se garantice de algún otro modo la autenticidad, integridad y legibilidad de la factura…. O sea: que lleves una gestión más o menos organizada (y no como aquel que llevaba toda la documentación de su empresa repartida en cajas de zapatos en el maletero del coche).

Entonces, ¿qué pasa a partir del 15 de enero de 2015?. Pues que ciertas empresas (de telecomunicaciones, financieras, suministros agua, luz y gas y las que se dediquen al comercio al por menor mediante contratación por medios electrónicos) tienen las siguientes obligaciones:

·       Enviar facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente.

·       Facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

·       Habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.

·       Facilitar al cliente la consulta de sus facturas por medios electrónicos durante un período de al menos 3 años.

En resumidas cuentas, que salvo que tengas una tienda online o seas una agencia de viajes virtual, es poco probable que te afecten estas obligaciones… ¡respiren tranquilos!

Horarios de trabajo

El tiempo o jornada de trabajo es un tema que ha sido y es controvertido. La pregunta básica puede ser la siguiente: ¿cuánto puede trabajar el ser humano diariamente de forma sostenida?, o lo que es lo mismo: ¿cuántas horas diarias de trabajo aguanta el hombre o mujer sin enfermar?.

La cuestión admite múltiples enfoques: productividad – competitividad, conciliación vida personal y familiar, salud, etcétera.

Cada vez el tema se hace más popular. Hay una asociación  (ARHOE) cuyo objeto es popularizar el tema y hacerlo cuestión de debate social;  o un best seller de management con un título tan sugestivo como el siguiente:"la semana laboral de 4 horas"

En realidad, el horario laboral dentro de las organizaciones, es un elemento que, pretendiendo igualar, produce una profunda injusticia. Me explico: siendo el tiempo igual para todos, no todos somos iguales en su aprovechamiento: fumadores y no fumadores, mejor o peor dormidos, con o sin problemas personales que dificultan la concentración, y un largo etcétera.

Para superar esta más que probable injusticia, surge el trabajo por objetivos y, yendo un poco más allá, el teletrabajo: en ambos, el sujeto (sea por cuenta propia o ajena) se autogestiona su tiempo y la conciliación de su vida personal y profesional.

En el fondo de todo este debate está algo tan profundo como la consecución de la felicidad, pues lo importante de la vida no es el fin (por todos conocido y, éste sí, igual para todos), sino el camino, y éste, mientras lo transitamos, hay que disfrutarlo… ¿se apuntan?

La utilización de medidas de personalidad en la selección de personal

Seleccionar personal implica adelantar el rendimiento futuro del candidato. A diferencia del biodato (el curriculum), en el que el pasado del candidato se convierte en el mejor predictor de su futuro, la personalidad es una variable importante, aunque subjetiva.

La confianza de las organizaciones en la utilidad de estas medidas es tal que, el 30% de las compañías de Estados Unidos y el total de las cien empresas más importantes de Reino Unido, utilizan pruebas de personalidad como parte del proceso de selección de personal. 

La personalidad del candidato se suele medir desde dos enfoques diferentes:

1. Léxico: se trata de descubrir los componentes de la personalidad siguiendo los términos del lenguaje que utilizamos.

En este marco surge el modelo de los cinco factores (Big Five): extraversión (sociable, afectuoso, amistoso) neuroticismo (preocupado, inseguro, temperamental), conciencia (responsable, prudente), agradabilidad (en el polo antagónico se incluye ser irritable, crítico, cínico o vengativo) y apertura a la experiencia (original, imaginativo, atrevido). Todos ellos se convierten en descriptores de la personalidad del individuo.

2. Psicológico: A las variables de personalidad del Big Five aportan otras como masculinidad, femineidad, hostilidad o agresividad.

Tras describir los caracteres o rasgos de la personalidad y hacer un inventario de los mismos, hay que indagar sobre su existencia en los candidatos, buscando conductas de ciudadanía organizacional o extra rol (beneficiosas para la organización), así como conductas contraproductivas (perjudiciales o dañinas).

La medición de la personalidad se realiza a través de las pruebas o cuestionarios de personalidad, muy extendidos en los procesos de reclutamiento. El problema fundamental que plantean es el de la posible distorsión del candidato para que no afloren rasgos de su personalidad ajenos a pautas de deseabilidad social. No obstante, investigaciones científicas aportan correctores que tratan de salvar dicho inconveniente: aplicación de correctores, latencia de respuestas, advertencias, amenazas de verificación, etcétera.

Una corriente de investigación ha propuesto corregir la distorsión eliminando los dos elementos que la producen: la habilidad (entrenada, incluso, a través de sesiones de coaching) y la motivación.

Otro canal para detectar la personalidad de los candidatos son los centros de evaluación en los que, a través de sesiones de debate de grupo (con o sin asignación de roles), entrevistas, presentaciones y job in basket, además de detectar habilidades, muestran comportamientos que “denuncian” rasgos de personalidad.

Aspectos legales del comercio electrónico

Con independencia de la aplicación, como a cualquier autónomo o empresa, de la legislación mercantil (Código de Comercio, Ley de Sociedades de Capital, etc.), laboral (Texto refundido del Estatuto de los Trabajadores y convenios colectivos), Seguridad Social (Ley General de la Seguridad Social), administrativa (estatal, autonómica y local) y tributaria (leyes del IRPF, Sociedades e IVA, básicamente), en el ámbito del comercio electrónico tienen especial interés referirnos a la siguiente legislación:

1)    Ley Orgánica 15/1999, 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y su Reglamento de 2007

2)    Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de de la Sociedad de de la Información y del Comercio Electrónico (LSSICE)

3)    Y, en fin, la Ley 7/1998, de 13 de abril, sobre Condiciones Generales de la Contratación y el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, donde se regulan de forma específica los contratos celebrados a distancia.

Por el carácter general que tienen, con independencia del tipo de comercio electrónico que se realice (es decir, sea o no una tienda on line), vamos a hacer especial referencia a las dos primeras que contienen unas exigencias que, por un malentendido “ahorro en presentar datos”, es frecuente su omisión en el tráfico digital:

a.   Protección de Datos de Carácter Personal: Sin perjuicio de las detalladas recomendaciones realizadas por la Agencia de Protección de Datos (vid. Web de la AEPD), la creación de un entorno digital que vaya a recabar datos personales (identificación, dirección, teléfono, cuenta corriente, tarjeta de crédito, etc.) de consumidores (estamos en el comercio B2C, no en el B2B) debe pasar, con carácter previo, por la inscripción de los correspondientes ficheros en la AEPD.

Tras la referida inscripción se podrá crear el o los ficheros correspondientes a los que se irán incorporando los datos de los usuarios digitales, tras informar claramente a éstos de la existencia del fichero, de su responsable, de la finalidad de la recogida de datos, de la adopción de medidas para su protección y de los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición).

b.    Legalidad sobre Comercio Electrónico: Además de la comunicación al registro mercantil en el que se encuentren inscritos, en su caso, del nombre de dominio, el prestador de servicios de la sociedad de la información, definido por la Ley de 2002, está obligado (artículo 10) a disponer de los medios que permitan, tanto a los destinatarios del servicio como a los órganos competentes, acceder por medios electrónicos, de forma permanente, fácil, directa y gratuita, a la siguiente información:

·      Su nombre o denominación social, su residencia o domicilio o, en su defecto, la dirección de uno de sus establecimientos permanentes en España, su dirección de correo electrónico y cualquier otro dato que permita establecer con él una comunicación directa y efectiva.

·      Los datos de su inscripción en el Registro mercantil.

·      En el caso de que su actividad estuviese sujeta a un régimen de autorización administrativa previa, los datos relativos a dicha autorización y los identificativos del órgano competente encargado de su supervisión.

·      Si ejerce una profesión regulada deberá indicar:

- Los datos del Colegio profesional al que, en su caso, pertenezca y número de colegiado.

- El título académico oficial o profesional con el que cuente.

- El Estado de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo en el que se expidió dicho título y, en su caso, la correspondiente homologación o reconocimiento.

- Las normas profesionales aplicables al ejercicio de su profesión y los medios a través de los cuales se puedan conocer, incluidos los electrónicos.

·      El número de identificación fiscal que le corresponda.

·      Información clara y exacta sobre el precio del producto o servicio, indicando si incluye o no los impuestos aplicables y, en su caso, sobre los gastos de envío.

·      Los códigos de conducta a los que, en su caso, esté adherido y la manera de consultarlos electrónicamente.

Herramientas complementarias al sitio web corporativo

El sitio web corporativo es la herramienta por excelencia de las empresas en el mundo digital: es la puerta abierta a clientes y consumidores para dar a conocer la propia empresa, sus productos y servicios, así como para establecer un canal de contacto y, en su caso, de consumo.

Pero, junto a él, hay herramientas que lo complementan y dan relevancia. Entre ellos podemos citar los siguientes:

 

CORREO ELECTRÓNICO.

Sin duda es una de las herramientas de la revolución digital que ha transformado nuestra forma de trabajar y de comunicarnos. Por sí sólo, o unido a la videoconferencia y a los mensajes cortos vía móvil, el email permite un contacto directo, elemental y relacional:

·       Es directo por no requerir intermediarios (como el correo postal): basta con una cuenta o dirección de correo y la conexión a un servidor de correo para poder comunicar con otros usuarios.

·       Es elemental por cuanto no hay que olvidar que su eficacia radica, como en todo lo digital, en su sencillez de uso y contenido: correos con mucho texto o muy pesados (con archivos adjuntos de varios megas), constituyen la antítesis del email.

·       Es relacional pues permite, si es el caso, ampliar la información que contiene mediante archivos adjuntos o enlaces a direcciones web.

Y son justamente estas bondades las utilizadas por los mayores enemigos del correo electrónico: el spam (o correo no deseado) y los “pesados” (esos familiares, amigos y conocidos que, enlazados a una red de contactos, nos reenvían pps de forma indiscriminada y saturan la red y nuestros buzones).

Desde el punto de vista del comercio electrónico, hay que hacer algunas consideraciones:

o     Las virtudes del email hicieron a éste pionero en las herramientas del comercio electrónico allá por principios del presente siglo y de la mano de operadoras de telefonía fija (como Telefónica o las operadoras de cable) o de las primeras empresas digitales (como Terra o Yahoo). De ahí que pronto se generalizaron las direcciones de correo @terra, @yahoo o @telefonica tanto en particulares como en autónomos y pymes. Sin embargo, hoy, la utilización de correos “generalistas” como los anteriores, resulta contraproducente para la imagen de cualquier negocio digital. Por pocos euros se puede adquirir un dominio .es o .com y asociar al mismo varias direcciones de correo con nuestro propio dominio que sustituya al @hotmail.es o al @gmail.com.

o      Para la efectividad del correo electrónico, hay que hacer de él un uso adecuado, utilizando un lenguaje correcto, directo (casi esquemático), breve (no más de 4 ó 5 líneas) y cuidando respeto y educación hacia el receptor (comenzar con un buenos días Fulanit@ y terminar con un saludo, poco cuesta y evita la despersonalización).

o     ¡Cuidado con los caracteres impulsivos!: el email es un medio ideal para el desahogo personal por su inmediatez; pero es una mala herramienta para hacer lo propio en el ámbito laboral y de los negocios en los que debe primar la meditación, el buen tono y la calidad de presencia.

o      Cuidemos el tiempo ajeno como del nuestro: pensemos dos veces en la necesidad de añadir destinatarios a nuestros correos, especialmente mediante la utilización del CC para información irrelevante para el destinatario “copiado”.

o      El correo electrónico es una magnífica carta de presentación cuando aportamos información solicitada por su destinatario: incluyamos nuestra e – tarjeta de presentación con nuestras direcciones física y electrónica, teléfono de contacto y enlace a web corporativa. La inclusión del logo de nuestra compañía le dará al formato un toque de distinción. Para evitar la acción de los antivirus, la e – tarjeta mejor en formato de imagen y no HTML.

BOLETIN DE NOTICIAS (Newsletter).

Se trata de una forma de mantener el contacto con clientes y proveedores, de relacionarnos con ellos en los lapsos de tiempo en los que no existe relación mercantil. Para su idoneidad, el boletín debe cumplir con ciertos parámetros:

§       Debe responder a una suscripción: en el comercio electrónico no es aceptable una información (y menos una publicidad) no deseada.

§       Debe contener siempre información relevante para los destinatarios.

§       Debe ser A – B – C, es decir: atractivo en su formato (aquí sí HTML), breve (en su contenido pues, no olvidemos que estamos en el mundo del email) y conectado (con enlaces en los que se pueda ampliar la información).

§       Hay que cuidar su periodicidad para no producir cansancio en los destinatarios. Salvo que se recojan información económica o general diaria, lo idóneo es un boletín semanal o quincenal, siempre, claro está, que tengamos información interesante que transmitir.

BLOGS.

Desde mediados de la pasada década, los blogs han irrumpido con fuerza en el entorno digital por tres de sus características: sencillez, gratuidad e interrelación. Y ello hasta el punto de que hoy, más de la mitad del tráfico en Internet lo ocupa esta herramienta.

En principio, el blog surgió como medio de expresión personal de opiniones que, a través de la admisión de comentarios, permitían la interrelación con los internautas. Plataformas gratuitas como Blogger y la más cuidada y abierta Wordpress, han impulsado su desarrollo.

Desde el punto de vista del comercio electrónico, los blogs se han utilizado, básicamente, en dos direcciones:

-        Para atraer tráfico hacia sitios blogs con información relevante y plataforma publicitaria de diversas compañías. Aquí es de obligada cita la firma Weblog, S.L. del español Julio Alonso (http://www.weblogssl.com), con más de 40 blogs temáticos propios (como Xataca o el blog salmón) y decenas de blogs de empresas externas (como San Miguel 0,0 o Sage).

-         Como plataforma de expresión complementaria del sitio web corporativo y modo de tener presencia en los distintos ámbitos digitales.

Para JAKOB NIELSEN, uno de los mayores especialistas en usabilidad web, los 10 mayores errores en el diseño de blogs son los siguientes (resumen y traducción de Chiwie de Microsiervos):

1.     No hay biografía del autor: Los usuarios quieren saber con quién están tratando. Los textos anónimos tienen menos credibilidad que los que están firmados.

2.     No hay fotografía del autor: Proporciona una impresión más personal del autor. Conecta los mundos virtual y real. Una gran parte del cerebro humano está dedicada a reconocer y recordar caras.

3.     Títulos de posts no descriptivos: Evita titulares graciosos que no tienen sentido fuera de contexto. El título del post es un micro contenido y hay que tomárselo como un proyecto en sí. Los titulares descriptivos son importantes para representar tu blog en buscadores, fuentes RSS y otros ambientes externos.

4.     Los enlaces no dicen a dónde van: La vida es demasiado corta para cliquear en cosas desconocidas. Dile a la gente qué van a encontrar en el otro lado del enlace.

5.     Los éxitos clásicos quedan enterrados: No relegues al archivo los posts con valor duradero. Resáltalos con enlaces en tu sistema de navegación y recuerda enlazar a textos antiguos en tus posts nuevos.

6.     El calendario es la única navegación: Usa categorías. Pero evita etiquetar un post con casi todas tus categorías; sé selectivo.

7.     Frecuencia irregular de publicación: Establecer y cumplir las expectativas de los usuarios es uno de los principios fundamentales de la usabilidad en web. Escoge una perioricidad de publicación y atente a ella.

8.     Mezclar temas: Las únicas personas que lo leen todo son las que tienen demasiado tiempo (pocas).

9.     Olvidar que escribes para tu futuro jefe: Piensa en cómo le sentará lo que escribes a un contratador dentro de diez años. Si no quieres que tu futuro jefe lo lea, no lo publiques.

10. Tener un nombre de dominio que pertenece a un servicio de blogs: Dejar que otro sea dueño de tu nombre significa que son dueños de tu destino en Internet. Pueden degradar el servicio todo lo que quieran. Cuanto más tiempo estés con el dominio de otro, más te costará independizarte.

REDES SOCIALES.

Y llegamos a la herramienta digital que hoy triunfa en Internet y a la que “se han subido” las organizaciones en busca de mejorar su imagen, potenciar sus marcas, buscar clientes y, en definitiva, incrementar su cuenta de resultados.

Hoy son pocas las empresas de mediano o gran tamaño que no cuenten con su perfil en Facebook, Twiter o Linkedin, o tengan videos o realicen campañas promocionales en You Tube, Picasa o Instagram .

Estamos ante un fenómeno de masas que se ha impuesto con inusitada rapidez. Según una comparativa de medios realizada por Accenture, mientras que la radio tardó 38 años en alcanzar la cifra de 50 millones de usuarios en Estados Unidos y la televisión 13, esta cifra ha sido alcanzada por las redes sociales en sólo 4 años.

Como aspectos más sobresalientes de las redes sociales en el ámbito del comercio electrónico, podemos destacar los siguientes:

Ø     Oportunidad de negocio con ahorro de costes: La difusión masiva de información sobre plataformas de bajo coste, permite a las empresas lanzar productos o servicios de forma económica y con resultados equivalentes a los de los mass media tradicionales. Se puede citar el video interactivo de Tipp – Ex, titulado “tippexperience” que, en las 6 primeras semanas de su publicación en YouTube en 2010, recibió 10 millones de visitas.

Ø     Conocimiento de la clientela: Las redes sociales son un medio idóneo, no sólo para conocer la clientela, sino para interactuar con ella, resolviendo sus dudas y problemas en tiempo real y generando una información sobre sus necesidades sin necesidad de acudir a costosas encuestas.

 

Ø     Reto: Pero las redes sociales también son un reto para las compañías que las utilizan puesto que pueden agrandar sus errores y generar una imagen negativa en un corto espacio de tiempo. De ahí la necesidad de compromiso de mejora continua y de estar muy atentos a los diferentes medios. Ello ha generado una nueva profesión: la del community manager.